A organização de documentos e registros é essencial para o sucesso de um projeto de construção. Com várias etapas, equipes e fornecedores envolvidos, manter tudo centralizado evita perda de informações e garante que todos os dados estejam acessíveis quando necessários. Abaixo, confira dicas práticas para organizar documentos de forma centralizada e otimizar a gestão da sua obra.

Utilize uma plataforma digital para centralizar arquivos

A melhor maneira de manter uma organização de documentos é armazená-los em uma plataforma digital. Isso permite que a equipe acesse os arquivos em qualquer lugar e a qualquer momento, o que é especialmente útil em canteiros de obras onde as informações precisam circular rapidamente. Além disso, plataformas digitais evitam o acúmulo de papéis físicos, tornando a gestão mais ágil e sustentável.

Classifique documentos por categorias e datas

Para facilitar a busca de informações, é importante organizar os documentos em categorias específicas. Por exemplo, separar os arquivos em pastas como ‘orçamentos’, ‘contratos’, ‘diário de obra’ e ‘relatórios’ torna o acesso mais ágil e permite que cada documento seja encontrado rapidamente quando necessário. Dentro dessas categorias, ordene por datas para que seja mais fácil encontrar registros anteriores e acompanhar o histórico do projeto. Essa prática reduz o tempo gasto procurando documentos e garante que tudo esteja sempre atualizado.

Defina níveis de acesso

Em projetos de construção, é comum que diferentes equipes necessitem de acesso a distintos tipos de documentos. Portanto, para garantir a segurança das informações, é essencial estabelecer níveis de acesso específicos para cada grupo, assegurando que todos tenham acesso apenas aos documentos necessários para suas funções. Por exemplo, contratos e relatórios financeiros podem ser acessados apenas por gestores, enquanto documentos técnicos podem estar disponíveis para os engenheiros e operários.

Como o OBRANAMÃO ajuda na centralização de documentos

O OBRANAMÃO oferece uma plataforma que facilita a centralização de documentos e registros, garantindo que todas as informações estejam organizadas e acessíveis. Com o OBRANAMÃO, você armazena arquivos por categoria, define níveis de acesso e acessa tudo em tempo real, melhorando a gestão e eliminando o risco de perder informações essenciais.

Com o OBRANAMÃO, organize seus documentos e simplifique a gestão da sua obra!